有了Google 日曆及Google Meet兩項好用工具之後，那我們在討論時候還有什麼可以留意的討論小技巧、小撇步呢？讓我們一起看下去吧！👇🏻👇🏻👇🏻
👉前情提要
大家還記得上回提供給大家的焊堡包特製菜單：Google 日曆及Google Meet嗎？如果忘記也沒關係！我們提供記憶吐司在下面給大家重新品嚐～👇🏻👇🏻👇🏻
👉淺談遠距工作＆線上會議
線上會議討論逐漸頻繁的遠距世代來臨！在公開線上會議的小技巧時，我們先來討論有關遠距工作帶來給我們好處，因為出現遠距工作，同時伴隨線上會議出現也就理所當然囉！
如果每天透過遠距工作模式採線上工作，每年通勤的時間省下來，將多出近400小時可以拿來使用！__Jason Fried, & David Heinemeier Hansson《遠距工作模式》
執行遠距工作或是以線上會議進行工作開會、專案執行討論等情況在今年疫情發生期間需求逐漸飆升，在無法群聚實體開會時，線上會議能夠幫助我們省下通勤時間及不受疫情影響，維持工作穩定程度！
當然，對於遠距工作也會有其限制與現在需要調適的問題，因為遠距面臨到沒有一定的規章制度和監督，因此我們必須更加自律與高度專注，才能建立起替代性的工作規範，並持之以恆。
隨著工作型態不斷轉變、逐漸轉為外包、派遣制度的僱傭關係……等，透過遠距工作型態，能夠幫助我們這個世代更能符合國際趨勢，並且也要保持終身學習習慣，持續調適與學習對於遠距工作、遠距會議的新工作作息、設備掌握度，找到提升工作效率的方法、遠距溝通的技巧、來往電子郵件的書信禮儀也須特別留意，在對於個人與團隊執行專案也需要有專案管理的能力，培養這些技能能帶給團隊的我們更好的適應未來軟硬實力。
👉五要點維持遠距工作、會議的高效品質
筆者整理下面五點在遠距工作、線上會議時該如何高效品質要點：
1.將工作、生活界線的劃分清晰：
工作與私人用途的服裝、設備之界線。
我們可以透過在家起床時，換取不同的衣服來區分自己當下的情境，就好像在國中高中時期，我們起床換上制服後就會知道現在是要去上學、學習的日子，在工作時間，換上工作的西裝及襯衫也會給自己要開始轉換為工作模式的情境感，即便在家執行遠距工作不見得需要穿著非常正式的西裝，但可以透過自己選取固定穿著來提示自己，換上衣服後就該開工啦！
2建立更加穩固的工作人際關係：
定期保持實體聯絡，增加信賴感。
即便是遠距的工作型態，但並不代表只能透過視訊會議的方式就能維繫，適當的保持定期聚會將會有助於專案的執行，大家可以思考如果我們都是只有透過網路上聊天，即便看到鏡頭裡面的人，也會跟實體見面時面對面講話不太一樣，在定期聚會或是定期實體發表的會議上，偶然碰面能夠有助於你對於專案的利害關係人有一定的熟悉度以及增加信賴感！信賴的建立有助於員工及管理者兩個面向：作為員工，有問題即時線上提出更能快得到協助；作為管理者，要盡量排除遠距工作員工的其他雜事與障礙，確保遠距員工都能取得在工作上所需事物。
3別超時工作：
工作、討論會議都限時，效率再提升。
在一定時間討論能夠使腦力激盪的效果最好，比起從中午坐在會議室一整個下午到會議結束，一小時到至多兩小時的短暫會議更能使參與會議人員專注力提升，也較不會分心，也因此，線上會議、線上討論、遠距工作最重要的都是時間因素，必須每次都限時並將進行專案時間給記錄下來，會有助於在討論事情時，知道專案哪個環節花費多少時間，大致上要預留多少時間。並且在線上會議中因為溝通成本提高非常多，因此發表也必須精簡扼要、避免迂迴狀況產生，耗費過多的精力及時間成本。
4遠距並非孤單獨自在家：
咖啡廳、圖書館也都能是遠距的場域。
在執行遠距工作時，也不見得代表遠距就是在自家工作，而相反的，搭配上述穿上特定區分工作情境的服裝外，我們也能夠多區分空間的情境及場域來做事，大家都一定有經驗，過去會選定特定店家、特定座位來讀書、寫報告、整理簡報等項目，當然這樣的型態也能應用在遠距工作上，區分到圖書館時以及咖啡廳的工作情境就不同，即便是咖啡廳，也可以持續細分到不同品牌咖啡廳做不同的事情。若為遠距工作的公司型態，我們也可以選擇上午工作，下午進入實體會議空間、辦公室工作，這麼一來能夠在上午或是特定時間先處理工作專案個人能夠解決的事項，比如發收回覆mail，做好功課、個人能夠研究的項目後，於下午進行會議討論與調整專案方向。
5善用不同媒體、設備進行切換：
手機、平板、筆電、桌機也能切割工作情境。
我們平常接觸眾多3C設備，在不同載體間切換。但遠距工作時反而須特別留意載體的選擇，我們若把平常手機看劇的行為移植到工作的電腦時，將會影響自己的工作情境，會導致你無法區分何時結束專案工作而使用電腦打開影音平台開始追劇，一追就把工作給流掉了！
筆者這邊可以建議能夠比照區分服裝、空間的要點，同時也區分出不同工作性質的載體，如：筆電負責處理公務以及文章撰寫、信件安排等等；若為桌機，則可以負責需要效能、運算程度高的項目、剪影片、製作設計稿、3D建模等等；若為平板，則可以運用方便攜帶、高續航力的特性，適合在咖啡廳梳理閱讀文章、專欄紀錄、及簡單的專案規劃內容，善用平板觸控筆能隨時將想到的idea記錄下來、畫下來，善用碎片化時間累積靈感、找尋研究資料能夠有助於提升工作效率。
👉實戰教學＿幾個討論的小撇步
👉會議前：
👉🏻使用google日曆安排google meet 行程
👉🏻第一次見面可以請執行專案參與者留下基本資料、技能、稱呼，方便各個與會者理解參與的人員身份，團隊角色。
👉🏻將今日會議議程紀錄於google文件中
👉會議中：
👉🏻採“輪流發言”，避免一言堂情況發生。
👉🏻可以適當地詢問別人，你覺得呢？看法如何？我剛剛提案完覺得這個怪怪的……去誘發大家發言，並且使專案更好！
👉🏻問問題的方式有很多，例如：可以再請您講清楚剛剛的部分嗎？
👉🏻適當關閉麥克風，避免收入環境音能夠使講者收音時更為清晰。
👉🏻適當製造空擋時間，如腦力激盪時，規定接下來十分鐘為個人自行發想，因此所有人關閉麥克風後有助於幫助發想點子、思考點子如何具體實踐。
👉會議後：
👉🏻留下所有會議紀錄，並發出會議後信件再次確認討論內容無誤，並做到再次回顧的目的。
👉🏻定期保持實體見面及保持聯繫，隨時遇到問題都可以提出列入下回討論內容。
👉🏻決定下週會議時間：
一般會議會固定為每週特定時間進行會議開會，若為不確定性高、流動性高的情況下，我們可以使用以google試算表簡易製作下一次開會時間，請所有參與者填入自己可以開會時區，作為共同討論的依據。也可以使When2meet規劃會議時間。
最後，在遠距時代已經來臨的情況下，相對的溝通成本變高，我們也會在工作時間與自己生活時間的界線逐漸模糊化，要如何去切分我們在不同空間、環境、載體設備上來對應工作的項目、製作的內容等，也有些人會利用早晨泡一杯咖啡來象徵工作日的開始，假日則是沖泡不同茶飲，善用我們身邊隨手可得的物件、飲食、服裝……等來幫助自己遠距工作更有效率，線上討論的五大小撇步以及會議前、會議中、會議後我們能夠做好準備的項目，來提升整體溝通、專案執行度上的效率，一起遠距討論、學習成長、集結跨領域人才共同解決陌生問題吧！
感謝 學習到最後的自己🎉
👉參考資料
陳逸軒(譯)(2020)。遠距工作模式：麥肯錫、IBM、英特爾、eBay都在用的職場工作術。臺北市：天下文化。（REMOTE: Office Not Required,Jason Fried, & David Heinemeier Hansson, 2013）
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1. 我學習到了新的概念與工具 1–10+
2. 我理解了這篇內容所講述的工具與技巧 20–30+
3. 我可以將這篇的內容運用到學習和工作上20–30+
流浪焊堡包，讓你學習路上不丟包。我們下篇文章見！
